D’après un sondage réalisé dès 2015 par WISEMBLY et IFOP, les cadres français passent environ 25 jours par an en réunion, réunions pendant lesquelles, 81 % des participants s’ennuient ou s’occupent en faisant autre chose.
Lire le sondage réalisé pour WISEMBLY et l’IFOP…
Des réunions qu’ils jugent inutiles, trop longues, mal préparées.
Des chiffres significatifs. Selon l’enquête une réunion ne devrait pas durer plus de 52 minutes : les participants décrochent au bout de 52 minutes de réunion en moyenne, alors que celles-ci durent en général une demi-heure de plus. 92 % des cadres participent régulièrement à des réunions, avec trois rendez-vous par semaine. Et chaque rencontre dure 1 h 19 en moyenne.
Or les participants indiquent que leur attention commence à diminuer au bout de 52 minutes. Ils sont même 23 % à perdre le fil après moins de 30 minutes et seuls 37 % à dire tenir 1 heure ou plus. 32 % affirment s’être déjà endormi pendant une réunion.
Des occupations diverses en réunion
Pendant les réunions, 81% des cadres s’occupent en faisant autre chose. La moitié (51 %) lisent ou envoient des mails, travaillent sur d’autres dossiers (49 %), lisent ou envoient des SMS (48 %). Certains font des dessins (37 %), jouent sur leur téléphone (10 %), vont sur les réseaux sociaux (8 %), organisent leurs week-ends ou leurs vacances (7 %) ou encore vont sur des sites de rencontre (2 %).
Arrivés sans connaître l’ordre du jour, plus du quart des cadres (27 %) disent qu’il leur est arrivé souvent ou systématiquement de sortir de réunion en ne sachant pas précisément ce qu’ils doivent faire, et pratiquement autant (25 %). Ils sont aussi 15 % à dire qu’il leur arrive de sortir de réunion en étant incapable de restituer ce qui vient d’être dit ou décidé.
Et si vous passiez aux outils numériques ?
L’intérêt du numérique dans le travail collectif. Le webinaire, néologisme issu de la contraction entre « web » et « séminaire » ou « réunion à distance » est aussi appelé « classe virtuelle », même si cet intitulé correspond davantage à des activités pédagogiques. C’est l’outil le plus moderne des outils collaboratifs. Mais toutes les entreprises ne disposent pas d’équipements informatiques leur permettant d’organiser des webinaires.
Il existe pourtant des solutions gratuites (Skype, Google, et d’autres), qui offrent des possibilités intéressantes pour les réunions et le travail à distance.
Une meilleure préparation grâce au numérique
Qu’il s’agisse d’un évènement commercial, d’une réunion de travail ou d’une formation, c’est la préparation de l’évènement qui garantit sa qualité et renforce considérablement votre efficacité managériale..
Très souvent pressés par le temps, les organisateurs négligent de préparer suffisamment les réunions, pensant « qu’ils aviseront » une fois sur place. Pourtant, le plus grand reproche formulé dans les enquêtes est que : « Les réunions ne servent à rien » : Sans préparation et réflexion préalables, les participants ne peuvent prendre les décisions souhaitées et tout le monde repart frustré.
Le numérique ne laisse aucune place à l’improvisation et c’est l’un de ses atouts majeur.
Un meilleur suivi
Les outils numériques facilitent le suivi individuel et collectif car ils permettent de conserver l’information et de la distribuer facilement. Tout est tracé : les documents, les comptes-rendus, les ressources nombreuses et variées.
Chacun a la possibilité, depuis son ordinateur, de suivre les travaux des uns ou des autres ou d’intervenir sur l’élaboration d’un document commun. (Google drive). L’animateur, quant à lui, dispose d’une vision d’ensemble et de la possibilité d’un suivi en temps réel impossibles autrement.
Le plaisir de faire ensemble
Les témoignages que nous recevons sur les bénéfices du numérique relatent tous le plaisir retrouvé de « faire ensemble ».
En effet, tandis qu’à la fin d’une réunion chacun repart dans sa région, avec le numérique demeure un lien fort et continu. On se connaît et l’on va dès lors construire une relation de travail dans la durée, le mot « équipe » prenant alors tout son sens.
En conclusion, voici « 7 conseils pour ne plus perdre son temps en réunion ».
Et pour aller plus loin, « LES FONDAMENTAUX DE LA COMMUNICATION » et « GERER LES CONFLITS » : 3 dossiers de formation indispensables.
