Les processus dans les PME et les TPE

A QUI LE DOSSIER S’ADRESSE-T-Il ?

Aux personnes chargées d’optimiser l’organisation d’une équipe, d’une unité, d’une entreprise ou qui souhaitent conduire une démarche qualité simplifiée :

  • Managers, responsables qualité, de production, ingénieurs,
  • Formateurs, étudiants et professionnels du domaine. 

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Vous ressentez les effets négatifs d’une organisation figée ? Les décisions prennent trop de temps ? La méthode processus simplifiée va vous permettre de repenser votre activité.

Découvrez les 7 étapes de la méthode processus :

  1. Vous devez d’abord recenser les processus et en établir la cartographie. Pour ce faire, il vous faut d’abord en dresser la liste détaillée.
  2. Une fois ce travail effectué, posez-vous la question : « qui travaille avant qui ? » car cette analyse va modifier profondément les habitudes. En effet, clarifier la relation client/fournisseur interne, dire « qui doit servir qui ? » et « qu’est-ce qui doit être fait avant quoi ? » modifie profondément les rapports de travail.
  3. Cette nouvelle façon de penser vous conduit à abandonner les prises de décisions hiérarchiques et à privilégier les relations fonctionnelles.
  4. Cette relation est la clé de l’agilité des organisations performantes. A partir du moment où vous savez qui est votre clients et quelles sont ses priorités, vous pouvez travailler plus efficacement.
  5. Quand tous les processus sont identifiés, vous pouvez alors identifier les processus à risque. Ils seront traités en priorité. Inutile de travailler sur ce qui va bien. Concentrez-vous sur ce qui pose vraiment problème.
  6. L’étape suivante consistera à identifier ceux qui servent le client externe et ceux qui soutiennent l’activité, Vous donnez la priorité au client. C’est essentiel.
  7. Vous pouvez maintenant isoler les processus de management car ils sont du ressort de la Direction générale.
  8. Le travail qui suivant va consister à améliorer ce qui dysfonctionne le plus fortement. Organiser, simplifier, automatiser, normaliser, raccourir les circuits décisionnels. C’est la partie « organisation » de la méthode. (
  9. Voir le dossier thématique « Les fondamentaux de l’organisation ».
  10. Enfin, n’oubliez pas d’améliorer en continu. C’est très important car, une fois les premières améliorations effectuées, pas question de vous arrêter-là : vous devez continuer à améliorer jusqu’à obtenir de vos processus, la performance souhaitée.

Les outils

De nombreux outils permettent de mettre en œuvre rapidement et facilement la méthode proposée. Voir le contenu détaillé du dossier page suivante.

Les dossiers liés

Ce dossier thématique ‘ »La méthode processus » est à mettre en lien avec « Le diagnostic d’entreprise «  et « Les fondamentaux de l’organisation ».

 

Contenu du dossier thématique

Qu’est-ce qu’un processus ? Distinguer processus et procédure. Nommer les processus. LA MÉTHODE PROCESSUS SIMPLIFIÉE EN 7 ÉTAPES. La maîtrise d’un processus. La performance des processus. Améliorer en continu. REPRÉSENTER LES PROCESSUS. Dessiner le processus. Présenter en tableau. Établir un logigramme. LA RELATION CLIENT-FOURNISSEUR INTERNE. Qu’est-ce que la relation client/fournisseur interne ? Changer les circuits décisionnels. PILOTER LES PROCESSUS. Quoi surveiller ? Dans quel but ? A quelle fréquence ? A partir de quelles informations ? LES INDICATEURS ET TABLEAUX DE BORD. Les utilisateurs des indicateurs. Les qualités d’un bon indicateur. Nommer l’information. Les typologies d’indicateurs. La nature du phénomène mis sous contrôle. La nature des indicateurs. La durée de vie du phénomène mis sous contrôle. Exemple de grille d’étude d’un indicateur. LE (LA) PILOTE DE PROCESSUS. Les attributions du pilote. Son profil.

LES OUTILS :

Les niveaux de décision. (Vision hiérarchique). Critique du modèle hiérarchique. L’efficacité managériale. Les objectifs et les priorités de mon unité. Préparer un plan d’action. Formuler un objectif « smart ». Formaliser un plan d’action. Analyser la situation avec le QQOCQP. Résoudre un problème. Définition. Bien poser le problème. Associer les causes et les solutions. Formuler une problématique complexe. Analyser les problèmes séparément.