Fondamentaux d’organisation PME/TPE

A QUI LE DOSSIER S’ADRESSE T-IL ?

  • Aux personnes désireuses d’optimiser l’organisation de leur unité, qu’il s’agisse d’activité industrielle, commerciale ou administrative,
  • Aux managers et manageuses, responsables de services, responsables qualité.
  • Aux formateurs, étudiants et professionnels du domaine.

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Les bénéfices de l’organisation dans les TPE et les PME

Initiée à la fin du XIXe siècle l’organisation scientifique du travail (OST) était à l’époque surtout mise en oeuvre dans les grandes entreprises. De nos jours, L’OST offre encore un ensemble de méthodes qui permettent  aux TPE et PME de réduire leurs coûts de production en optimisant leur organisation.

L’organisation efficiente

Votre organisation est efficiente si elle vous permet d’atteindre les résultats recherchés dans les meilleures conditions de coût/délai/qualité. Mais vous devez aussi préserver la motivation des équipes et ne pas générer de stress.

Qu’est-ce que l’organisation ?

Organiser, c’est simplifier les tâches et les procédures, supprimer ce qui est devenu inutile. Vous devrez donc faire disparaître, éliminer, ce qui est inutile. C’est aussi regrouper ce qui peut l’être, changer les habitudes, prendre en compte les contraintes réelles, numériser l’information, régler les problèmes récurrents et changer les modes de prises de décisions.

Regrouper

Organiser, c’est aussi regrouper diverses opérations au même endroit, au même moment. Vous aurez à faire en sorte d’enregistrer les informations une seule fois, au début du processus. C’est un gain de temps, et surtout, de sécurité.

Faire autrement

De plus, il vous faudra changer, faire autrement certaines opérations : déléguer, sous-traiter, externaliser certaines activités peut générer des bénéfices financiers. Vous libérez ainsi du temps et des ressources que vous pourrez mieux utiliser.

Prendre en compte les contraintes réelles

Pour une organisation optimisée, vous aurez à changer les vielles habitudes. Ceci vous permettra de supprimer des tâches qui ne se justifient plus aujourd’hui et d’alléger ainsi votre organisation.

Numériser

Une bonne organisation nécessite de formaliser, normaliser, informatiser, numériser chaque fois que possible car le temps consacré à gérer l’information est de plus en plus important.. De ce fait, vous améliorez aussi la sécurité car il est plus facile de gérer l’information numérisée.

Améliorer et réduire les circuits décisionnels.

Vous optimisez fortement votre organisation en changeant les circuits décisionnels. Autrefois réservées à la hiérarchie, les décisions doivent être confiées à ceux qui ont la compétence technique.

Trouver des solutions aux problèmes récurrents

Votre organisation, pour être performante, doit permettre la résolution des problèmes non traités car les coûts qu’ils génèrent sont les plus importants.

De nombreux outils sont associés à la méthode proposée.

Dossiers liés :

« Les diagnostics » rassemble les méthodes et outils pour commencer tout travail d’organisation. « La méthode des processus » présente les outils pour mettre en œuvre une démarche processus en 7 étapes et optimiser votre organisation.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Contenu du dossier thématique

LE CONTEXTE DE VOTRE PROJET D’ORGANISATION. Qu’est-ce que l’organisation ? L’organisation efficiente. Les conditions de réalisation du projet. Dans quel cadre travaillez-vous ? La mission de votre équipe ou de votre service. Impliquer les collaborateurs. PRÉPARER VOTRE PROJET D’ORGANISATION. Définir les priorités. Perdre du temps pour en gagner. LES FONDAMENTAUX DE L’ORGANISATION DU TRAVAIL (OST). Qu’est-ce que l’organisation ? Qui organise quoi ? Organiser. Simplifier. Éliminer. Regrouper. Changer. Prendre en compte les contraintes réelles. Formaliser. Normaliser. Informatiser. Améliorer et réduire les circuits décisionnels. Associer le pouvoir de décision à la compétence. Trouver des solutions aux problèmes récurrents. Les coûts cachés des problèmes non traités. Commencer par régler les problèmes récurrents. Penser « durable ». Communiquer.

LES OUTILS : Les niveaux de décision. (Vision hiérarchique). Critique du modèle hiérarchique. La fiche mission de l’équipe. (Exemple). L’efficacité managériale. Les objectifs et les priorités de mon unité. Préparez votre projet d’organisation. Préparer un plan d’action. Formuler un objectif « smart ». Formaliser un plan d’action. Les grands principes de l’OST appliqués à votre projet. Analyser la situation avec le QQOCQP. Résoudre un problème. Définition. Bien poser le problème. Associer les causes et les solutions. Formuler une problématique complexe. Analyser les problèmes séparément.