De la profitabilité des entreprises dépendent leurs investissements, leur politique du personnel, leur communication, et tant d’autres choses.
Toutes cherchent à améliorer leurs produits, à développer leurs ventes. Pourtant, elles sont nombreuses à souffrir d’une baisse régulière de leurs marges bénéficiaires. Pourquoi ?
Maîtriser les coûts
La plupart des PME maîtrisent assez bien leur gestion : année après année, elles maîtrisent les coûts d’achat, les coûts de production, et tous les coûts qui apparaissent au compte de résultats annuel. Et même si l’on aimerait faire mieux, les salaires augmentent peu.
Alors quoi ? Si ce ne sont pas les coûts de production ni ceux de commercialisation, ni les salaires qui posent problème, qu’est-ce qui impacte ainsi les marges ? Ce sont les coûts cachés.
L’inflation des coûts cachés
Qu’appelle-t-on les coûts cachés ? Ce sont tous ceux qui n’apparaissent pas dans les comptes de gestion, ceux qui ne sont pas mesurés car ils ne sont pas visibles, le plus important étant la gestion de l’information.
L’inflation d’informations
Il existe une corrélation entre le volume d’informations à traiter, qui ne cesse d’augmenter, leur variabilité, (des sources, des acteurs, des besoins), le manque de disponibilité des principaux responsables de l’entreprise et la baisse des marges.
Sous l’effet des mutations actuelles, l’emploi du temps des responsables auraient dû évoluer de manière à leur permettre de se consacrer à l’innovation, au management des équipes, à leur formation, à l’organisation, à leurs clients.
Or ils passent un temps considérable à gérer de l’information ce qui ne leur permet pas de se consacrer à l’essentiel. Mais le coût de ce temps perdu n’est comptabilisé nulle part : il n’est pas évalué. Et, chose curieuse, nombreux sont ceux qui ne s’étonnent pas de consacrer du temps à des activités sans valeur ajoutée.
Cette inflation des coûts de gestion de l’information est caractéristique de l’époque. Nous croulons sous le poids d’une information mal gérée, mal utilisée, souvent inadéquate, mais dont nous avons un besoin croissant, car que l’on soit une grosse entreprise ou une toute petite, le client, lui, a les mêmes attentes.
De quelle information parle-t-on ?
On peut classer les informations en 4 grandes catégories en fonction de leur rôle. Ce sont : les informations à but institutionnel, à but organisationnel, à but opérationnel et à but relationnel.
LES INFORMATIONS A BUT INSTITUTIONNEL Leur rôle est d’informer sur l’entreprise : son projet, ses valeurs, sa vision du métier, son offre, etc. Elles sont un vecteur d’adhésion à l’entreprise.
Le site internet est dédié à ce type d’informations. Mais combien de sites remplissent-ils vraiment cette fonction ? La plupart ont été réalisés il y a quelques temps, ont été plus ou moins mis à jours, ne constituent pas un véritable outil de communication. Pourquoi ? Ce travail est un investissement qui nécessiterait une concertation de la part des responsables de l’entreprise. Personne n’a vraiment le temps de s’en occuper…
LES INFORMATIONS A BUT ORGANISATIONNEL Elles permettent de gérer l’activité de l’organisation. Ce sont les règles, les normes, les procédures, les organigrammes, les fiches de poste. Etc.
Le système QHSE est souvent le cœur du système entreprise. Les processus ont été identifiés pour obtenir les certifications ISO puis, certains ont été surveillés, mais la plupart ont été plus ou moins oubliés. Pourtant, la maîtrise des processus ne s’applique pas qu’à la production. Le temps passé aux allers/retours d’informations, aux erreurs, aux oublis, augmente les coûts de production sans qu’on s’en aperçoive et les problèmes récurrents non réglés prennent un temps considérable.
LES INFORMATIONS A BUT OPERATIONNEL. Ces informations sont récurrentes. Elles permettent de travailler au quotidien. Il s’agit en général d’informations techniques ou commerciales, relativement stables : Le dossier de fabrication, le bon de commande du client, le rapport d’audit, les contrats, les devis, les plans de fabrication, etc.
Leur volume est très important et chacun se débrouille pour les gérer au mieux, le plus souvent chacun pour soi au prix d’une inflation des mails et d’informations inutiles à gérer tout de même. Une nouvelle maladie des organisations se développe : « l’excelite aigüe » (voir la définition ci-après).
LES INFORMATIONS A BUT RELATIONNEL Ce sont les moins visiblement rentables, celle dont on ne mesure pas les coûts qui pourtant, coûtent le plus cher : en démotivation, en repli sur soi, en stress, en perte de vitesse par rapport à la concurrence..
L’importance de la communication
La communication occupe 80 % du temps des managers et des manageuses. Pourtant, à y regarder de plus près, ce sont toujours les mêmes informations dont il s’agit. Et tandis que « l’excelite » fait rage, le temps consacré à des activités sans valeur ajoutée ne cesse d’augmenter. Il s’ensuit un sentiment de débordement, de non-sens, l’impression de courir partout et pour rien, qui démotivent fortement.
« Excelite » : maladie du XXIe siècle qui consiste à ce que chacun pour soi fasse des tableaux Excel pour gérer l’information dont il a besoin. Ces tableaux pourraient profiter à d’autres, mais ne sont pas prévus pour ça. Au départ du propriétaire, les tableaux sont emportés, oubliés… et le successeur recréera bientôt pour son propre compte, de nouveaux tableaux Excel qui… etc. Les coûts cachés pour produire et reproduire ces tableaux qui pourrait être partagés, mis à jour et utilisés par tous sont énormes.
Trouver des solutions
Il existe des solutions pour récupérer du temps, et donc des marges : rendre l’information disponible, maîtriser les processus, organiser l’activité, manager, former les équipes, et si c’est possible, se doter d’outils numériques.
Rendre l’information disponible
Traditionnellement, il appartenait aux niveaux de direction de distribuer l’information, libre à eux ensuite, d’informer ou non les équipes. Nous avons conservé certaines habitudes, dont la plus coûteuse consiste, pour les cadres, à distribuer des informations que les collaborateurs auraient pu trouver seuls : modifications de produits, de tarifs, de conditions de ventes, etc.
De nombreuses informations à but institutionnel ou organisationnel peuvent être récupérées directement par les utilisateurs quand il existe un endroit où les trouver : c’est le rôle de l’intranet. Ce qui ne dispense pas, bien sûr, de les commenter ou d’en parler avec les équipes si cela s’avère nécessaire, de les former et de leur apprendre à s’autonomiser. Nous savons tous utiliser internet n’est-ce pas ?
De nouvelles habitudes s’imposent : passer de l’information distribuée à l’information disponible, ce qui nécessite bien sûr, quelques formations.
Maîtriser les processus
La maîtrise des processus est une démarche formidable pour gagner du temps et obtenir de meilleurs résultats.
Mais inutile de surcharger encore le responsable de cette tâche précise qui demande du temps. Certains responsables d’atelier ou d’équipe peuvent très bien animer un groupe de travail et régler les problèmes récurrents, quitte à leur faire bénéficier d’une petite formation à la résolution de problèmes en groupe.
Pour vous y aider, voir notre dossier « L’APPROCHE PROCESSUS EN 7 ETAPES ».
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Organiser l’activité
Il peut s’avérer nécessaire d’organiser mieux l’activité : simplifier les procédures, supprimer des opérations inutiles et surtout, normaliser, informatiser les informations de manière à ce que chaque opération soit enregistrée au même endroit et une seule fois.
Notre dossier « LES FONDAMENTAUX DE L’ORGANISATION » peut vous y aider.
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Voir aussi le dossier complet « ORGANISER L’ACTIVITE » qui outre les dossiers sur les processus et l’organisation présentés plus haut, comporte une partie consacrée aux DIAGNOSTICS.
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Manager, former les équipes
Retrouver du temps pour manager les équipes est essentiel car si nous avons bien mesuré le temps perdu par les cadres, c’est encore bien pire avec les équipes.
Sauf si les collaborateurs sont occupés à des tâches répétitives, ce qui est de plus en plus rare, ils ont eux, aussi à gérer l’information. Et tandis que leur N + 1 est inaccessible et débordé, eux, attendent patiemment qu’il ait pris la décision dont ils ont besoin, perdant ainsi un temps précieux et couteux.
Manager les équipes, les former, c’est vous donner la possibilité de retrouver du temps. En donnant davantage de pouvoir de décision opérationnelles aux équipes, vous vous déchargez d’activités qu’elles peuvent gérer. Les collaborateurs sont heureux d’enrichir leur travail et vous, de pouvoir vous recentrer sur l’essentiel.
Se doter d’outils numériques
La solution aux problèmes de gestion de l’information est bien sûr, la plateforme numérique mais, les spécialistes de la question considèrent qu’elle est rentable si les effectifs de l’entreprise sont supérieurs à 200 personnes environ. En deçà, les frais de mise en œuvre et de gestion sont trop importants.
Il existe de nombreux outils numériques gratuits qui facilitent la gestion de l’information : des systèmes de partage d’informations et de réunion téléphonique à distance, tels Google +, Skype sont les plus connus mais il en existe bien d’autres, dédiés à des applications diverses.
Lire l’article « Les outils collaboratifs »
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